Saat ini Banyak komunitas atau Perusahaan yang gencar-gencarnya membuat sebuah Event atau Acara. Dari yang melakukannya dengan Orang Intern sampai menggunakan EO (Event Organizer) demi suksesnya sebuah acara. Semuanya tergantung Pilihan anda, salah satu yang menentukan pilihannya adalah Budget yang kita keluarkan di sebuah Event atau acara. Pastinya anda pilih yang lebih murah dan Menguntungkan buat anda bukan? Lebih murah bisa dengan kita dan rekan kita di komunitas atau Perusahaan itu sendiri.
Untuk itu kita harus mempersiapkan segalanya secara Matang dan sudah di persiapkan Jauh-jauh hari. Yuk kita bahas ada 7 tips yang pastinya akan Bermanfaat buat anda yang ingin mempersiapkan sebuah Event atau Acara, dan acara tersebut anda Kelola sendiri.
1. Membuat Konsep dan Tema Acara
Jika anda ingin membuat acara anda sukses, anda harus pikirkan Konsep dan Tema apa yang ingin anda pakai. Anda bisa melihat Referensi Konsep dari Acara-acara di TV, saat ini banyak siaran-siaran Televisi yang mempunyai konsep yang menarik dan bisa anda gunakan sebagai Referensi, Atau anda bisa lihat di Internet konsep acara yang menarik dan cocok untuk acara yang ingin anda gunakan.
Diskusikan lah dengan Anggota tim anda yang anda libatkan di acara / event ini, Tentunya di mulai dari anda yang sebagai Pemimpin di acara ini, lalu anda bisa minta masukkan Ide Konsep untuk acara kepada anggota anda. Memikirkan Konsep dan Tema untuk acara lebih menyenangkan daripada harus memikirkan sendiri, apalagi di lakukan setelah atau pada saat melakukan Refreshing, dan Ingat jangan terlalu Formal dan kaku ketika melakukan diskusi.
2. Menentukan Tugas Tiap Divisi
Setelah menemukan Konsep dan tema dari hasil diskusi bersama, yang perlu anda lakukan adalah menentukan Panitia Acara beserta tugasnya. Bagilah Panitia menjadi beberapa divisi dan Pastikan Penanggung Jawab di setiap divisi tahu Job-Desc nya sampai ke Anggotanya dari divisi tersebut. Jangan sampai ada anggota tim yang kebingungan dengan tugasnya ketika di Hari Acara. Pastikan juga tugas yang kamu berikan sesuai dengan minarnya dan mereka memiliki rasa Tanggung Jawab terhadap Tugasnya.
3. Buat Anggaran
Kalau hanya sampai penentuan Konsep dan pembagian tugas saja belum bisa membuat sebuah Event, ini yang paling penting untuk anda yang ingin membuat sebuah Event, yaitu melakukan Budgetting. Buatlah list apa saja yang anda perlukan, mulai dari Perlengkapan yang harus dibeli, berapa kisaran biayanya untuk perlengkapan, peralatan, Harga tempat yang ingin anda sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut, jangan lupa buat biaya tak terduga juga.
Lakukan Survei tempat yang sudah anda pilih dan pastikan tempat tersebut bisa di pakai di Hari H acara anda. Survei juga berapa kapasitas tempat duduknya, Lingkungan sekitarnya, apakah sudah cocok dengan Konsep acara yang ingin anda selenggarakan, apakah tempat tersebut mudah untuk di jangkau. Karena Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit di jangkau tentunya akan jadi pertimbangan apakah orang lain akan menghadiri acara yang kamu selenggarakan. Jadi pilihlah tempat yang Strategis dan mudah di jangkau.
4. Buat Rundown Acara
Buatlah Rundown acara dari jauh-jauh hari, kebiasaan dari banyak orang membuat Rundown saat mendekati hari H. Dengan di buatnya Rundown yang jelas sejak jauh-jauh hari akan membuat Tim kita lebih memahami alur Acara yang akan anda selenggarakan. Pastikan setiap divisi mengetahui Rundown acara yang kita selenggarakan dan dapat melakukan persiapan yang matang.
5. Buat Rencana B
Terkadang Rencana yang kita tulis, tidak sesuai dengan Realita ketika sudah mendekati Acara. Jangan sampai hanya karena masalah tempat yang tidak memungkinkan acara kamu jadi batal, atau jangan sampai karena Terlambatnya mulai acara anda bingung menentukan apa Rundown selanjutnya. Jadi buatlah Plan A dan Plan B untuk berjaga-jaga, coba renungkan kemungkinan terburuknya dan buat rencana yang lain untuk menutupinya.
6. Buat Gladi Resik dari Event
Lakukan Gladi resik sebelum hari H acara untuk memantapkan dan mematangkan acara. Cek Perlengkapan, Peralatan, Band atau penyanyi yang di undang jika ada, Cek Sound apakah sudah Pas atau belum. Cek juga berapa menit yang di butuhkan oleh pengisi acara. Undang juga pengisi acara atau Wakilnya untuk mengetahui lokasi dan Mengecek Peralatan yang di butuhkan.
7. Kerjasama Tim
Sehebat apapun acara yang anda buat, semenarik apapun acara yang kita buat, tanpa adanya Kerjasama Tim tidak akan sukses acara yang kita buat. Pastikan Komunikasi antar sesama anggota di tiap divisi berjalan dengan baik dan jangan sampai komunikasi menimbulkan kesalahpahaman.
Selalu Berdoa demi kelancaran acara yang kita buat, Sehebat apapun kita, sekritis apapun kita dalam mempersiapkan sesuatu, tanpa doa Acara yang anda lakukan belum tentu bisa Sesuai yang anda inginkan. Pastikan lagi kepada penanggung jawab tiap divisi mempersiapkan acara yang kita selenggarakan.
Bagi anda yang membutuhkan info Sewa Peralatan untuk sebuah Event Besar, seperti LED Screen Display, Grand Piano, dan Sound System bisa ke www.studioprosound.com
3 Comments